Setor da Construção beneficia da utilização do iPortalDoc

Ainda numa primeira fase do projeto são já, cerca de, 70 os utilizadores da Solução de Gestão Documental e de Processos, iPortalDoc, na Gabriel Couto.

Com mais de 70 anos, a Gabriel Couto é uma empresa de referência na construção civil e obras públicas. De uma pequena unidade económica, de relevância apenas local, evoluiu para uma organização que faz atualmente parte dos rankings das empresas de maior referência no setor e com atividade em três continentes. Posição essa que conseguiu de uma forma sustentada, graças ao apoio incondicional, que reconhece, dos seus colaboradores, que são já, cerca de 800 e lhes permitiu diversificar a oferta de produtos e serviços e apostar em novos mercados.

Com os objetivos de desmaterialização dos processos contabilísticos, de redução do lead time do processo e de uniformização de procedimentos, quer em Portugal quer nas várias sucursais, foi implementada em 2019 uma Solução de Gestão Documental e de Processos, o iPortalDoc com integração ERP SAP e utilização de OCR. Dos vários processos implementados destaque para o Processo Financeiro “Fornecedores”, onde foram também desenvolvidas tarefas automáticas para a associação de documentos do processo Auto de Sub-Empreitada à Fatura Fornecedor, eliminando, assim, a necessidade de circulação de papel. Uma vez detetado o número do Auto de Sub-Empreitada, o iPortalDoc irá automaticamente associá-los, caso já exista no iPortalDoc. Se o Auto de Sub-Empreitada não existir, será associado posteriormente, de forma automática, assim que der entrada no sistema.

A implementação do iPortalDoc apresenta ainda outras vantagens relevantes. Realçamos, por um lado, a integração entre o iPortalDoc e o ERP SAP, que permite criar um link de acesso direto ao documento do iPortalDoc a partir do registo em SAP, reduzindo desta forma os custos no acesso à informação, e por outro lado, a utilização do OCR do iPortalDoc, que no caso dos templates Cheque, permite uma integração e arquivo imediato dos documentos.

Para a Gabriel Couto, o investimento numa ferramenta de gestão de processos, como o iPortalDoc, é considerada fundamental para melhorar o controlo e reduzir o lead time dos processos contabilísticos, permitindo assim alicerçar um sistema de gestão mais adequado aos desafios futuros.