Automatização de Processos: O que é e quais os benefícios?

As empresas têm percebido, ao longos dos anos, que o recurso à tecnologia é cada vez mais importante para que a execução de determinadas tarefas/processos decorra sem contratempos.

Mas, qual será o ponto de viragem para que as empresas percebam que é preciso recorrer ao uso da tecnologia para as ajudar na automatização de processos de trabalho?

Ou seja, que determinado processo pode ser otimizado se deixar de ser executado de forma completamente manual e passar a decorrer sobre uma solução onde foi previamente definido.

É sabido que, a execução de tarefas manuais requer uma vigilância constante, gera inseguranças e incertezas que facilmente poderiam ser abandonadas se fossem executadas com auxílio de uma solução que guiasse os colaboradores. Sem margens para desvios, sem margens para esquecimentos.

A automatização de processos por meio de uma solução de Gestão Documental, como o iPortaldoc, consiste na substituição de tarefas manuais por tarefas automatizadas, por meio da utilização de workflows ou encaminhamentos ad-hoc. Esta automatização de processos, não só, permite transformar a informação que circula em papel, em processos digitais estruturados e mais eficientes, como ainda assegura a diminuição da margem de erro no tratamento dos respetivos processos

E se acha que é preciso fazer um grande investimento, lembre-se que o tempo que profissionais gastam na execução de tarefas manuais vai ser otimizado com esta solução. Logo, terá profissionais mais eficientes e mais produtivos o que se traduz em ganhos para a empresa. Porque, um processo que é pré-definido num sistema leva a uma diminuição dos erros de execução, o que permite fazer mais em menos tempo.

Benefícios da automatização de processos.

Aumento da produtividade

A automatização de processos exige menos tempo de execução, torna os processos mais ágeis porque a informação está centralizada, é facilmente acessível e o envio e receção é feito na maioria das vezes por via eletrónica.

Redução dos custos

O aumento dos lucros está diretamente relacionado com a redução dos custos. A automatização de processos permite fazer mais em menos tempo de forma mais eficiente e produtiva.

Maior confiabilidade e padronização

Quanto mais manual é um processo maior é a dificuldade em garantir que a informação que nele consta está completamente certa. A automatização de processos assegura que ele é cumprido de acordo com o que foi previamente definido no sistema, não havendo margens para desvios. Um dos benefícios da automatização de processos é precisamente a possibilidade de padronização, onde determinados processos acontecem da mesma maneira de forma continuada. Isto garante tanto a qualidade como o controlo do processo por parte da gestão, que consegue ter uma visibilidade completa sobre cada um.

Centralização da informação

O uso de soluções para a automatização de processos assegura que a informação permanece centralizada, permitindo que a gestão acompanhe em tempo real a evolução desses processos.

Mais ainda, permite garantir a integração destes processos com outros sistemas da empesa, asseurando uma visal gerão do negócio.

Melhorias quanto à tomada de decisão

Uma visão mais clara e global dos processos empresariais contribui para otimizar a tomada de decisão, tornando-a mais assertiva.