ARQUIVO DIGITAL, REALIDADE OU UTOPIA?

ARQUIVO DIGITAL COM O IPORTALDOC

O Arquivo Digital do iPortalDoc assegura a preservação dos documentos e processos, tendo por base o Plano de Classificação.

São vários os problemas que as empresas/organizações enfrentam relacionados com a gestão do arquivo físico. Estes problemas vão desde o espaço necessário para o arquivo e manutenção, ao facto de não existir um padrão para categorizar ou organizar os arquivos, de não indexar os documentos ou de não haver um manual de gestão do arquivo. Assim, e atendendo à possibilidade de eliminar estes e outros problemas, as empresas têm procurado dar um grande passo na transformação digital dos seus arquivos físicos em arquivo digital.

No entanto, esta transformação nem sempre é simples, uma vez que é necessário garantir a legalidade destes documentos digitais. Não basta digitalizar documentos e tratá-los de forma desmaterializada, é preciso que o arquivo digital tenha efetivamente validade legal. E aí a utilização de certificados e assinaturas digitais para identificação dos utilizadores é fundamental para assegurar a validade legal dos documentos do arquivo digital.

O investimento necessário para digitalizar a documentação arquivada e passar de um arquivo físico para um arquivo digital, onde apenas o estritamente necessário é impresso e guardado, não é só uma tendência mas uma necessidade estratégica. Além de garantida a total segurança e organização da informação, o acesso aos arquivos é imediato, e a pesquisa de documentos muito simples. Esta pesquisa pode ser feita a partir da utilização de palavras-chave, tipo de documento, workflow, conteúdo, pasta e muito mais.

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Quanto tempo e/ou dinheiro já investiu para manter em arquivo físico a documentação da sua empresa?

São muitos os benefícios da transformação de um arquivo físico em arquivo digital. A principal vantagem é a capacidade de organização, que por consequência se traduz na otimização de todos os processos de trabalho, tornando-os mais eficientes.

Principais benefícios do Arquivo Digital

Organização
O arquivo digital pode ser organizado respeitando os processos e necessidades das empresas/organizações. Os documentos são facilmente encontrados e partilhados, mas mantêm-se sempre no mesmo local. Assim, não existe em momento algum a possibilidade de um documento se perder.

Economia de tempo e dinheiro
O investimento numa solução de arquivo digital é muito inferior ao investimento necessário para manter um arquivo físico em plenas condições. Além do espaço necessário, é preciso garantir condições ambientais para a preservação do arquivo. Os processos são mais morosos e existe um enorme risco de extravio de informação importante.
O uso de documentos provenientes do arquivo digital de uma empresa permite otimizar o tempo gasto numa série de tarefas.
Há também uma enorme redução no tempo necessário para organizar o arquivo e na pesquisa de documentos, o que torna todo o processo mais ágil.

Backup inteligente
Imagine uma empresa que guarda todos os seus documentos num espaço físico e não num arquivo digital. Agora imagine todas as possibilidades imprevisíveis e incontroláveis que podem acontecer como incêndios, problemas de humidade, perdas, extravios e muitos outros que podem resultar na perda definitiva de documentos importantes.
Com os documentos digitais isto não acontece, já que é possível assegurar e programar o backup dos documentos, em caso de “desastre”.

Segurança do workflow
É fundamental que os documentos de um arquivo digital sigam um workflow, pois só assim é possível definir e controlar as etapas pelas quais os documentos devem passar, sem margens para desvios.
O uso de documentos provenientes do arquivo digital é, sem dúvida, muito vantajoso para empresas porque aumenta a produtividade, diminui custos e também melhora a segurança como um todo. Além disso, é um enorme passo na evolução tecnológica das empresas.

Plano de Classificação (MEF)

Para implementar o Plano de Classificação (Macroestrutura Funcional), é necessário adicionar metainformação na preservação dos documentos digitais. É recomendável que os campos de metainformação sejam de preenchimento obrigatório, de forma a facilitar a consulta posterior dos processos no Arquivo Digital.

Esta informação é inteligível para um computador e facilita a perceção e utilidade dos dados.

Os campos de metainformação podem incluir
Identificador de referência
idioma
Título
Autor
Colaborador
Assunto
Editor
Data
Formato
Fonte
Direitos de Autor

Tipos de Arquivo

Os documentos têm ciclos de vida própria, desde a sua criação ao destino final. O workflow dos documentos digitais é definido conforme a sua importância e antiguidade. A gestão dos tempos atribuídos aos MEF é feita via Template PDF de gestão.

Arquivo Corrente
Documentos ativos, que são de uso recorrente. Fazem parte da fase inicial de gestão documental. Devem manter-se acessíveis aos respetivos criadores ou destinatários, de forma a facilitar a sua consulta

Arquivo Intermédio
Documentos que já não são usados frequentemente pela organização, mas que devem ser guardados por motivos legais ou administrativos.É o caso de contratos encerrados há menos de cinco anos, projetos concluídos mas ainda sujeitos a consulta, regulamentos, etc.

Arquivo Definitivo
Documentos Inativos, que já perderam o seu valor primário para a organização, mas que podem ter valor secundário para a sociedade. São documentos com interesse histórico, cultural ou informativo e devem ser preservados indefinidamente em local adequado para a sua conservação e disponibilidade para pesquisa.