A Automatização de Processos, por meio de uma solução de Gestão Documental, como o iPortalDoc, consiste na substituição de tarefas manuais por tarefas automatizadas, por meio da utilização de workflows ou encaminhamentos ad-hoc. Esta Automatização de Processos, não só, permite transformar a informação que circula em papel, em processos digitais estruturados e mais eficientes, como ainda assegura a diminuição da margem de erro no tratamento dos respetivos processos.
Quanto mais automatizado e estruturado for um processo, seguindo etapas previamente definidas, menor é a margem de erro e, por consequência, maior é a eficiência do próprio processo. Isto porque, em soluções onde a automatização de processos é uma realidade, é o próprio sistema que define as etapas pelas quais o processo deve passar, e desta forma evita que os utilizadores possam executar um processo de diferentes maneiras.
A Automatização de Processos, através de uma solução de Gestão Documental, garante que existe uma completa visibilidade sobre todas as etapas do processo: documentos/emails associados, os intervenientes no processo, as diferentes versões dos documentos, as etapas pelas quais o processo passou, as ações executadas ou pendentes. Toda a informação, desta automatização processual está registada, e facilmente acessível, no sistema. Não havendo margem para desvios ou esquecimentos, uma vez que é o próprio sistema que notifica os utilizadores da necessidade de executar uma nova tarefa, ou de uma já executada (quando existem vários intervenientes no mesmo processo).