iPortalDoc “abre portas” à Inteligência Artificial

Inteligência artificial assume papel fundamental na classificação automática de documentos, sem intervenção humana nem motores de OCR.

O mecanismo de Inteligência Artificial que vai integrar o iPortalDoc vai permitir que um documento ao dar entrada na Gestão Documental, para além de ser tipicamente classificado com a entidade remetente e destinatário seja capaz de reconhecer, classificar e associar outras entidades envolvidas em determinado processo.

De que forma? Na receção de um e-mail com um contrato em anexo, por exemplo, quando o email dá entrada no iPortalDoc é automaticamente classificado quanto ao tipo de documento e entidades envolvidas (remetente e destinatário). Simultaneamente, o sistema extrai o anexo que também classifica e guarda na respetiva pasta, mantendo o e-mail associado ao contrato.

Com este mecanismo vai ser também possível ler, classificar e associar, a determinado processo, entidades que sejam mencionadas no corpo de um e-mail/documento ou anexo, e que não são nem o remetente nem o destinatário principal. Esta interpretação é feita com base na informação da entidade existente na base de dados, e é muito útil para utilizar na pesquisa de documentos/processos.

Telma Salgueiro, responsável pela equipa de I&D do iPortalDoc explica que se trata de “uma evolução natural da Solução, como resposta às necessidades do mercado”. Reforçando que “não se trata de usar a tecnologia para substituir pessoas, muito pelo contrário, trata-se de as canalizar para tarefas que requerem, de facto, a sua intervenção”. A responsável esclarece que a “classificação de documentos é geralmente o primeiro passo de um processo que é muito importante, até porque permite posteriormente uma pesquisa mais assertiva”, explicou.

A responsável acrescentou que este tipo de classificação automatizada irá funcionar também para “a gravação e arquivo de chamadas recebidas ou efetuadas por assistentes virtuais (Voicebots). No seguimento da chamada, com base na informação recolhida, o bot vai à base de dados verificar se esta informação já existe. Caso exista, em vez de o documento depois de dar entrada no iPortalDoc seguir um workflow de classificação, que teria que ser executado manualmente, consegue automaticamente classificá-lo com a informação que recolheu e avança para a próxima etapa do workflow. Tudo isto, num processo completamente automatizado”, concluiu.